سازماندهی و دسته بندی لوازم و وسیله ها در دفترهای بزرگ و کوچک کاری باعث سریع تر انجام شدن کارها و تمرکز بیشتر بر روی انجام فعالیت های کاری خواهد شد. در اینجا شیوه هایی کاربردی را برای سازماندهی لوازم اداری گرد آورده ایم.

سازماندهی لوازم اداری چگونه انجام می شود؟

در کسب و کارهای کوچک و یا خانگی که نوپا نیز هستند، معمولاً مسئولی برای خرید لوازم اداری و مدیریت آن ها در نظر گرفته نمی شود و خودتان می توانید مسئول خرید و سازماندهی لوازم اداری باشید. سازماندهی لوازم اداری اصولی دارد که آشنایی با آن ها ضروری است. طبق این اصول شما می توانید از لوازمی که فعلا مورد نیازتان نیستند مراقبت کنید تا در زمان نیاز به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.

راهنمای جامع سازماندهی لوازم اداری
راهنمای جامع سازماندهی لوازم اداری

برای سازماندهی لوازم اداری چه اقداماتی می توان انجام داد؟

برای این کار و منظم کردن ملزومات اداری می توان مراحل زیر را طی کرد.

لوازم اداری و تحریر را در قفسه ها و جعبه های مخصوص قرار دهید

در فروشگاه های لوازم التحریر وسایلی مثل کشوهای پلاستیکی، انواع جاقلمی، کازیه ها و لوازم کوچک و بزرگ دیگری هست که برای سازماندهی لوازم اداری بسیار مناسب و ارزان هستند. این وسیله ها مدل ها و رنگ های مختلفی دارند و کمک می کند که وسایل به صورت منظم و مناسب با کاربرد ویژه اش در جایی مخصوص به خود قرار بگیرد. از شیوه های سازماندهی لوازم اداری می توانید در خانه نیز برای نظم دادن به وسایل اضافی ای مثل ظرف های پلاستیکی قدیمی و…  استفاده کنید و از به هم ریختگی خانه پیشگیری نمایید.

بررسی کنید که چه لوازم التحریری برای دفتر مورد نیاز است

بهتر است لیستی تهیه کنید که چه لوازم التحریری برای دفتر نیاز دارید و طبق سازماندهی لوازم اداری آن ها را خریداری کنید. پس از خرید نیز ممکن است بعضی لوازم قدیمی را دور بریزید و ممکن است که به نتیجه برسید فعلا قصد تهیۀ لوازم جدید ندارید. برای مشاهده لیست لوازم مورد نیاز دفتر کار، به لینک زیر مراجعه نمایید.

چک لیست لوازم اداری مورد نیاز دفتر کار

لوازم اداری موجود در دفترتان را مدیریت و دسته بندی کنید

پس از بررسی محتویات تمام کشوها که شامل لوازم اداری هستند، می توانید طبق اصول سازماندهی لوازم اداری محتویات کشوها را به چهار بخش اصلی دسته بندی کنید.

نحوۀ دسته بندی لوازم موجود در دفتر کار:

هر وسیله ای که در دفتر شما موجود است، جزو یکی از چهار گروه زیر است و بهتر است طبق این راهنما آنها را دسته بندی و مرتب کنید:

  • لوازمی که قرار است به صورت روزانه از آن ها استفاده شود.

بهتر است این نوع وسیله ها در کشو یا قفسه ای باشد که در دسترس است.

  • لوازمی که قرار است به صورت هفتگی از آن ها استفاده شود.

این وسایل را می توانید در کشوهایی که چندان در دسترس نیستند قرار بدهید.

  • لوازم اداری ای که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرد.

این وسایل در سازماندهی لوازم اداری، بهتر است در جایی مثل پارکینگ یا انباری که دور از دید است، نگه داری شود.

  • وسایلی که چند سال یک بار استفاده می شود یا هرگز استفاده نخواهد شد.

دور ریختن وسایلی مثل دستگاه فکس یا ماشین ها، رابط های کابل اضافی، نوارهای لاستیکی و سی دی های خام یا دادن آن ها به کسی که لازمشان دارد، می تواند فضای بیشتری برای شما باز کند.

سازماندهی لوازم اداری
سازماندهی لوازم اداری

لوازمی را که قرار است روی میز باشد، حتی الامکان کوچک انتخاب کنید

بعضی لوازم اداری کوچک مثل خودکار را می توان روی میز گذاشت، ولی اگر لوازمی مثل نوت بوک، رایانه و چراغ های رومیزی نیز به صورت نامنظم روی میز باشند، تمرکزتان برای انجام کارها به هم خواهد خورد. در سازماندهی لوازم اداری برای رفع این مشکل می توانید لوازم کوچکی را انتخاب کنید که بیشترین کارایی را دارد.

لوازم اضافی را حذف کنید

جایگزین کردن ماشین حساب کامپیوتر به جای ماشین حسابی که خراب شده یا خرید یک دستگاه فکس الکترونیکی جدید به جای فکس قدیمی، کاری اقتصادی و به صرفه است و هم در هزینه ها و هم در فضایی که مورد استفاده قرار می گیرد صرفه جویی خواهید کرد. برای لوازم اداری کوچک نیز که چند نوع آن ها مجموعاً کارکردی مشابه دارند، می توانید فقط یکی را انتخاب کنید. برای مثال همۀ لوازم زیر برای چسباندن کاغذ استفاده می شود و می توانید فقط یک یا دو مورد را نگه دارید:

  1. چسب ماتیکی
  2. چسب مایع
  3. چسب کاغذی
  4. چسب شیشه ای

بهتر است از میان لوازم اداری ای مثل خودکارها و نشانه گذارهای رنگی نیز یک یا دو عدد را نگه دارید و از دست مابقی خلاص شوید. رنگ های مختلف یک محصول معمولاً همیشه لازم نخواهد شد و فقط فضای بیشتری اشغال می کند.

لوازم اداری را تمیز کنید و فرایند سازماندهی آنها را هر چند وقت یک بار تکرار کنید

بهتر است هر سه ماه یک بار و پیش از به هم ریختگی مجدد فضای اداره یا خانه، بررسی های مجددی برای سازماندهی لوازم اداری انجام دهید. حتی می توانید وسایل مورد استفاده را طی 5 الی 10 دقیقه تمیز کنید و دوباره سر جای خود قرار دهید. انجام این کار بهتر از صرف چندین ساعت زمان در یک دورۀ زمانی طولانی تر است.

مطالب پیشنهادی